Bedrijven draaien tegenwoordig bijna volledig op software. CRM-systemen, cloudplatformen, maatwerkapplicaties en nog een heleboel andere soort software. Maar ja, zonder die digitale tools ligt al snel alles stil. Wat gebeurt er als een softwareleverancier ineens stopt, een SaaS-platform offline gaat of belangrijke data niet meer bereikbaar is? Dat is precies waar digitale escrow-oplossingen om de hoek komen kijken.
Het klinkt misschien technisch en ingewikkeld, maar het idee is eigenlijk heel simpel: zorgen dat jouw bedrijf altijd toegang houdt tot belangrijke software, data en systemen. Zelfs wanneer er iets misgaat.
Waarom digitale zekerheid steeds belangrijker wordt
Veel organisaties werken met externe softwarepartijen. Handig natuurlijk, want je hoeft niet alles zelf te bouwen of beheren. Alleen ontstaat er daardoor ook afhankelijkheid. Stel dat jouw hele workflow draait op een maatwerkplatform of een cloudoplossing die door één leverancier wordt beheerd. Dan wil je niet erachter komen dat je nergens meer bij kunt wanneer die partij opeens wegvalt.
Digital escrow voorkomt dat soort stress. Dit is dus waarom zowel kleine bedrijven als groothandels de voordelen van digitale oplossingen als escrow inzien. Hiermee worden belangrijke onderdelen, zoals broncodes, databases, documentatie of belangrijke bedrijfsdata, veilig opgeslagen en geverifieerd bij een onafhankelijke partij. Zo blijft alles beschikbaar wanneer dat nodig is.
Wat software escrow precies inhoudt
Gebruik je maatwerksoftware binnen je organisatie? Dan weet je waarschijnlijk hoeveel processen daarvan afhankelijk zijn. Met software escrow wordt de broncode van die software veilig opgeslagen. Mocht een leverancier ooit stoppen of geen support meer kunnen bieden, dan heb je nog steeds toegang tot de software die jouw bedrijf nodig heeft. Zie het als een extra vangnet; je hoopt het nooit nodig te hebben, maar het is wel prettig dat het er is.
Zelfs eigen ontwikkelde software kan een risico zijn
Veel bedrijven denken bij risico’s vooral aan standaardsoftware, terwijl ook een eigen sofwareoplossing kwetsbaar kan zijn. Bijvoorbeeld wanneer alle kennis bij één developer ligt of broncodes nergens veilig zijn opgeslagen. Sommige aanbieders bieden een zogenoemde “My Source Code Escrow”, waarmee jouw broncode veilig beheerd wordt door een onafhankelijke partij. Zo houd je altijd toegang tot je software.
SaaS escrow: extra zekerheid voor cloudsoftware
Steeds meer bedrijven werken met SaaS-oplossingen. SaaS staat voor Software as a Service: online softwareplatformen die je via de cloud gebruikt, zonder dat je zelf iets hoeft te installeren. Dat zijn zoal WMS (warehouse management system), ERP (enterprise resource planning) of handelsplatformen. Het werkt snel en efficiënt, maar brengt ook risico’s met zich mee. Want wat gebeurt er als zo’n platform ineens offline gaat of niet meer beschikbaar is?
Met SaaS escrow worden de software zelf én belangrijke onderdelen zoals databases en configuraties veilig opgeslagen bij een onafhankelijke partij. Daarnaast om de toegang te garanderen, betaalt de escrow-agent een x aantal maanden de hostingpartij door. Hierin verschilt SaaS escrow van Software escrow. Zo blijft de continuïteit van je systemen beter beschermd wanneer er iets misgaat.
Data escrow: omdat je data goud waard is
Data is voor veel bedrijven misschien wel hét belangrijkste bezit geworden. Klantinformatie, documenten, rapportages, processen… alles draait erop. Met data escrow zorg je ervoor dat belangrijke gegevens veilig worden opgeslagen via een onafhankelijke partij. Zo houd je controle over je bedrijfsinformatie, ook als er problemen ontstaan bij een leverancier of cloudomgeving. Dat geeft rust en het helpt ook bij veiligheid en continuïteit.