Wanneer je een eigen bedrijf hebt, dan kun je zakelijke kilometers opvoeren als bedrijfskosten. Je mag dan de btw aftrekken van tankbeurten. Bij zakelijk rijden moeten de ritten nauwkeurig worden vastgelegd, zeker als het om een auto gaat waar je ook privé mee rijdt. Van een rit moet je kunnen aantonen dat die zakelijk is, bijvoorbeeld naar een klant, een leverancier of een afspraak met je boekhouder. Dat gaat een stuk makkelijker en sneller als je via digitale kilometerregistratie de gegevens direct kunt uitlezen.
Digitale rittenregistratie
Met een registratiekastje van Accredis ritregistratie wordt elke gereden kilometer foutloos vastgelegd. Op die manier hoef je dus niet meer handmatig het aantal kilometers bij te houden. Sommige ondernemers gebruiken hier bijvoorbeeld Google Maps voor of een systeem dat standaard op hun telefoon zit. Maar het aantal kilometers kan afwijken als je ter plaatse om moet rijden of om wat voor reden dan ook. Door de kilometers te laten registreren via de kilometerteller in de auto wordt er nooit een fout gemaakt. Ook heb je geen probleem als je bij terugkeer vergeet om de kilometerstand te registreren. De informatie uit het systeem wordt bovendien goedgekeurd door de Belastingdienst als er een controle van de boekhouding plaatsvindt.
Gegevens uitlezen
Het is belangrijk om de gegevens regelmatig, bijvoorbeeld elke week uit te lezen. Zo weet je zeker dat je geen informatie mist, want die wordt uiteindelijk overschreven in het registratiekastje. Accredis levert fiscaal goedgekeurde (Keurmerk RitRegistratieSystemen) GPS-oplossingen waarmee zakelijke rijders automatisch ritten, kilometers en uren kunnen registreren en inzien via een online platform. Je kunt hier de gegevens raadplegen en direct in je eigen administratie verwerken. Zo is ook je eigen boekhouding op orde. Vaak rijden zakenmensen in een leaseauto met een contract voor een maximum aantal kilometers per jaar. Dit aantal mag niet worden overschreden, want dat betekent hoge extra kosten. Het is dus belangrijk om het aantal gereden ritten goed te monitoren. Indien nodig kan een leasecontract soms tussentijds worden bijgesteld.
Kosten verrekenen en verantwoording afleggen
Veel ondernemers verrekenen directe reiskosten met de klant waarvoor de opdracht of order bestemd is. Bij gebruik van rittenregistratie kan dit zeer nauwkeurig gebeuren. De klant betaalt niet te veel en de ondernemer schiet er niet bij in omdat hij een verkeerde inschatting heeft gemaakt. Zo weten beide partijen waar ze aan toe zijn. Als de Belastingdienst een controle op de zakelijke boekhouding wil uitvoeren, dan hoef je als ondernemer ook niet alles overhoop te halen om het aantal zakelijk gereden kilometers te verantwoorden. Die staan gewoon in het systeem en je hoeft ze alleen nog maar te koppelen aan orderbonnen. Zo verloopt de controle vlot en is de kans klein dat je een naheffing en boete krijgt omdat er zaken niet blijken te kloppen. Op die manier kan de rittenregistratie je dus ook nog geld opleveren, want als blijkt dat je zakelijke kilometers niet kunt verantwoorden dan is de boete die je naast de naheffing moet voldoen vaak niet mals. Mede daarom kiezen steeds meer ondernemers ervoor om een systeem voor rittenregistratie te laten installeren in al hun zakelijk gebruikte auto’s.