Bij een zakelijke verhuizing komt meer kijken dan je denkt. Naast het sjouwen van zwaar meubilair ben je namelijk qua kosten vaak meer kwijt dan je in eerste instantie zou denken. Het zijn immers niet alleen de kosten van het verhuizen zelf, maar ook de kosten van de voorbereidingstijd (zoals het demonteren van alle spullen) wat kan leiden tot tijdelijke productiviteitdaling. En ondertussen betaal je de medewerkers natuurlijk wel gewoon door. Door van te voren al dieper in de kosten te duiken voorkom je verassingen en kan je de nodige maatregelen treffen.
Directe verhuiskosten
De eerste kosten die bij een zakelijke verhuizing opvallen, zijn alle uitgaves die vooraf komen, voornamelijk aan mankracht. Zo moet het meubilair worden afgebouwd, waar een kantoor vaak veel van heeft. Denk aan bureaus, stoelen en kasten die nooit echt zijn uitgekozen omdat ze ‘zo makkelijk verplaatsbaar zijn”. Vaak komt er dan ook nog een verhuislift bij kijken, om zelfs die zware vergadertafel het pand uit- en later weer in te krijgen. Bij een kantoorverhuizing worden dus veel dure spullen getransporteerd, die zo veilig mogelijk op de bestemming moeten aankomen. Goede verpakking in alle vormen en maten brengen daarom ook nog de nodige kosten met zich mee.
Vervolgens begint de verhuizing zelf; waarvoor je een verhuisbedrijf moet inhuren. In de meeste gevallen zijn deze kosten niet mild. Je betaalt namelijk voor het personeel, de verhuiswagen en eventuele extra kosten. De totale kosten van een kantoorverhuizing verschillen, afhankelijk van de grote van je kantoor en de hoeveelheid spullen. Kleine kantoren liggen tussen de €1.000 en €3.000 om te verhuizen en grotere kantoorpanden tussen de €7.000 en €10.000.
Houdt hier ook rekening mee: Als je een bedrijf runt of start, is het ook belangrijk om te weten wanneer je ondernemer bent voor de inkomstenbelasting. Deze kosten zijn namelijk belast, maar je zou er nog een deel van kunnen terugkrijgen.
ICT kosten en installaties
Veel bedrijven kunnen niet meer zonder ICT. Voor veel bedrijven vormt het zelfs de kern van het bedrijf. Het is dan ook belangrijker dat de computers en andere apparatuur bij een verhuizing zorgvuldig worden losgekoppeld. Wanneer de apparatuur verhuisd is, is het een kwestie van opnieuw neerzetten. Alleen blijft het hier niet bij, De servers moeten correct worden afgesloten, er moeten backups worden gemaakt en zorgen dat er tijdens de chaos geen datalekken kunnen ontstaan. Daarna moet alles opnieuw worden aangesloten en geïnstalleerd.
Dit vraagt, zeker voor grotere bedrijven, voor specialistische kennis. In sommige gevallen zijn aanpassingen nodig in de bekabeling en in de internetvoorzieningen en het personeel moet altijd een hoge security awareness hebben. Om te kijken of de nieuwe installaties allemaal werken moeten de computers stuk voor stuk getest worden. Je wilt namelijk niet starten met storingen.
Indirecte kosten en productiviteitsverlies
Naast de voordehand liggende kosten, zijn er ook indirecte kosten die komen kijken bij een zakelijke verhuizing. Zo besteden medewerkers, of het nu bewust of onbewust is, ook tijd aan de verhuizing. Ze helpen bijvoorbeeld al met een beetje voorbereidend werk zoals het loskoppelen van de computers. Ook al is het maar een beetje tijd, uiteindelijk vertraagd het de processen toch terwijl je deze medewerker gewoon betaald. Daarnaast is het een uitdaging om de dagen om de verhuizing heen de planning strak de houden en zo neemt onbewust toch wat productiviteit af. Door duidelijke communicatie, een realistische planning en een gestructureerde aanpak te hanteren beperk je de extra indirecte kosten.
Aanpassingen voor nieuw pand
De kans is klein dat het nieuwe pand waar je in trekt geen enkele aanpassing nodig heeft. Er zijn eigenlijk altijd wel aanpassingen nodig. Denk hierbij aan een nieuwe indeling, het verbeteren van de verlichting of klimaatbeheersing. Dit levert dan wel extra kosten op, maar dit kan zich zelf wel weer uitbetalen in de toekomst. Door slim te kijken naar inrichting en functionaliteit kan een verhuizing op de langere termijn juist bijdragen aan lagere operationele kosten en betere prestaties.
Wanneer je als bedrijf dus wilt verhuizen naar een nieuw pand of kantoor, hou dan rekeningen met kosten vanuit verschillende hoeken. Maak van te voren een duidelijke planning om verassingen te voorkomen en de verhuizing soepel te laten verlopen.