Thuiswerken was voorheen een optie waarvan soms gebruik werd gemaakt. In veel bedrijven is het tegenwoordig een vanzelfsprekendheid geworden. De opkomst van het thuiswerken heeft bij kantoorpersoneel een verandering teweeggebracht, die onze visie op kantoren blijvend heeft veranderd. Waar kantoren vroeger vooral werden gezien als primaire werkplekken, zijn ze nu steeds meer een plek geworden voor ontmoeting, samenwerking en identiteit.
De functie van het kantoor
In vroeger jaren lang de focus bij een kantoorpand op productiviteit. Het kantoor was de plek waar je naartoe ging om te werken. Van oudsher was dat zo, omdat er simpelweg geen alternatief was. In de loop der jaren kwamen er mondjesmaat mogelijkheden tot thuiswerken, maar dat ging vaak nog met de nodige obstakels gepaard. Denk hierbij aan het ontbreken van een snelle internetverbinding thuis, problemen met de beveiliging van het netwerk en het niet paraat hebben van een geschikte werkplek thuis om in alle rust aan de slag te kunnen gaan. Nu steeds meer huishoudens beschikken over een glasvezelaansluiting en ook de andere internetverbindingen veel beter zijn dan voorgeen, is thuiswerken technisch gezien meestal geen probleem meer. Ook zijn mensen er bij het inrichten van hun woningen nadrukkelijker rekening mee gaan houden, door bijvoorbeeld een aparte kamer tot werkkamer te bestempelen. Het kantoor is daardoor steeds meer een plek geworden waar teams samenkomen voor overleg, creatieve sessies of sociale binding. De individuele werkzaamheden worden veelal thuis uitgevoerd.
Fysieke wijzigingen
De bovenstaande ontwikkeling heeft geleid tot nieuwe inzichten met betrekking tot het inrichten van kantoorruimtes. Er zijn tegenwoordig meer flexibele werkplekken, zoals shared desks, creatieve zones en informele ontmoetingsruimtes. Bovendien zie je dat de perceptie van status en hiërarchie geleidelijk verandert. Vroeger was een groot, persoonlijk kantoor een statussymbool, maar tegenwoordig hechten we meer waarde aan flexibiliteit en een goede werk-privébalans. Wie thuis werkt, is minder tijd kwijt aan het woon-werkverkeer. Je verricht je taken vanuit je eigen woning en op gezette tijden drink je met je collega’s een kop koffie op kantoor om de stand van zaken door te nemen en nieuwe plannen te smeden. Je ziet dan ook dat organisaties nu meer investeren in de beleving van het kantoor: mooie koffiecorners, lounges en inspirerende inrichting om mensen te motiveren om juist wél naar kantoor te komen.
Het kantoor als ondersteunende omgeving
Doordat medewerkers vaker kiezen voor thuiswerken, zijn werkgevers zich meer bewust van autonomie en vertrouwen. Het traditionele kantoor was niet alleen functioneel in de zin van het bieden van een werkplek, het was ook een soort controle-instrument. Je overziet vrij snel wie er is en of diegene ook daadwerkelijk serieus aan het werk is. Tegenwoordig is het kantoor meer een ondersteunende omgeving: een plek die samenwerking faciliteert, maar geen verplichte aanwezigheid vereist. Het kantoor is daardoor verschoven van een routineplek naar een strategisch middel om cultuur, verbinding en creativiteit te versterken. Dat is ook precies de reden voor het feit dat een kantoor er tegenwoordig heel anders uitziet dan voorheen. Een goede kantoorinrichting gaat tegenwoordig veel verder dan alleen bureaus en stoelen; het moet aansluiten bij de veranderde functie van het kantoor, de flexibiliteit van medewerkers en de beleving van de ruimte.
Meervoudige functionaliteit
De inrichting van een kantoorpand moet verschillende werkvormen ondersteunen: concentratiewerk, overleg, brainstormsessies en informele ontmoetingen. Dat betekent dat je een mix zult moeten creëren van stille zones, vergaderkamers, flexibele werkplekken en loungehoeken. Daarbij speelt ergonomie ook een belangrijke rol. Comfortabele stoelen, verstelbare bureaus en een goede lichtinval zijn belangrijk om fysieke klachten te voorkomen en productiviteit te stimuleren. Dat laatste is meer dan ooit belangrijk, aangezien mensen hybride werken en hun aanwezigheid op kantoor optimaal willen benutten.
Slim en flexibel inrichten
Ondernemers die vandaag de dag een kantoorpand inrichten, houden er rekening mee dat de ruimtes slim en flexibel ingericht moeten zijn. Meubilair moet gemakkelijk verplaatst kunnen worden en een ruimte moet voor meerdere doeleinden te gebruiken zijn. Dat wil zeggen dat je de indeling ervan eenvoudig moet kunnen aanpassen als bijvoorbeeld de teamgrootte of de werkwijze verandert. Je zou kunnen zeggen dat het kantoor van nu, meer dan voorheen, moet kunnen meegroeien met de organisatie. Daarbij is het wel zaak om altijd oog te blijven houden voor de sfeerbeleving. Denk daarbij aan zaken als kleurgebruik, de aanwezigheid van kunst, het neerzetten van mooie planten en het kiezen van stijlvol meubilair. Ook de akoestiek van de ruimtes en de geur in het gebouw dragen bij aan de beleving en mogen dus niet vergeten worden. Dit zijn allemaal zaken die de verbondenheid en motivatie versterken.
De technologie achter een goed kantoorpand
Een aspect dat zeker niet vergeten mag worden: technologie speelt vandaag de dag een steeds grotere rol in moderne kantoorinrichting. Goede wifi, voldoende stopcontacten, digitale samenwerkingsmogelijkheden en presentatieschermen zijn essentieel om het hybride werken soepel te laten verlopen.